Внедрение системы «ИС ОВД‎»‎

Коротко о компании РЭО

Коротко и причине выбора данного решения

Структура ИС ОВД

Информационную систему обеспечения внутренней деятельности Публично-правовой компании «Российский экологический оператор» (ИС ОВД) можно условно разделить на:

  1. Классический документооборот (СЭД); 

  2. Портальное решение, автоматизирующее бизнес-процессы компании.

Всего в системе насчитывается одиннадцать самостоятельных модулей.

1.Структура-ИС-ОВД.png

Документооборот

Модуль представляет из себя классический документооборот с кастомизированным WEB-интерфейсом под нужды заказчика

Документооборот.png

Представление «Входящие»

В представлении отображаются все входящие документы доступные пользователю. 

 

При выборе определенного входящего во второй части представления отображаются связанные с ним исходящие документы.

3.Входящие.jpg

Карточка входящего документа

4.Карточка-входящего-документа.jpg

Карточка исходящего документа

Карточка-исходящего-документа.jpg

Представление «На резолюцию»

Предоставление на резолюцию содержится на рабочем месте генерального директора.

 

В представление попадают входящие документы и поручения с соответствующим состоянием.

Представление-«На-резолюцию».jpg

Наложение резолюции ГД во входящем документе

При отправке документа на исполнение, для генерального директора доступно окно наложения резолюции с соответствующим набором параметров для этого действия.

7.Наложение-резолюции-ГД-во-входящем-док

Корпоративные сервисы

Модуль нацелен на оптимизацию подачи заявок для нужд сотрудников во внутренние службы компании
 

Каждая из заявок имеет собственный процесс обработки 
 

Заявка на бронирование имеет специально разработанный календарь и интеграцию с MS Outlook
 

Для заявки на обеспечение разработан обработчик файла выгрузки из системы 1С:Управление холдингом

8.Корпоративные-сервисы.png

Представление «Календарь переговорных»

Календарь разбит по рабочим неделям. Отражает все созданные заявки на бронирование переговорных независимо от их текущего статуса.

Представление-«Календарь-переговорных»

Карточка «Заявка в отдел кадров»

В зависимости от выбора типа заявки пользователю необходимо заполнить определенный набор полей. 

 

После сохранения карточки автоматически заполняется шаблон заявления и запускается процесс согласования соответствующий конкретной заявке.

Карточка-«Заявка-в-отдел-кадров».jpg

Загрузка данных, выгруженных из 1С:Управление холдингом 8

В левом меню системы для справочника настроена кнопка загрузки данных. При нажатии на кнопку открывается проводник с возможностью выбора актуального файла выгрузки. 

 

При загрузке данных в справочник с существующими значениями, объекты справочника автоматически актуализируются.

Загрузка-данных,-выгруженных-из-1С-Уп

Загруженный данные в справочник «Товарно-материальные ценности»

Так выглядят загруженные объекты из выгрузки системы «1С:Управление холдингом 8‎» в справочник «Товарно-материальные ценности»

Загруженный-данные-в-справочник-«Това

Организация совещаний

Реализована возможность создавать совещаний с заранее определенной повесткой и списком участников
 

Реализована интеграций с MS Outlook
 

По завершению совещаний запускается процесс обработки его протокола с возможность распределения задач по участникам в его рамках

Организация-совещаний.png

Представление «Совещания»

Представление «Совещания» находится в дереве представления вкладки «‎Портал» и содержит карточки совещаний доступные пользователю для просмотра.

Представление-«Совещания».jpg

Карточка «Совещание»

После сохранения карточки совещания, в ней автоматически формируются шаблоны необходимых документов, в том числе и шаблон протокола совещания.

Карточка-«Совещание».jpg

Проекты и задачи

Модуль разрабатывался для оптимизации и прозрачности процессов управления внутренними проектами
 

Реализованы раздельные доступы к видимости и редактированию данных проектов
 

Для задач и подзадач реализован процесс исполнения с контролем

Проекты-и-задачи.png

Представление «Проекты»

Предоставление содержит все доступные пользователю карточки проектов. 

 

При выборе одного из проектов во второй части представления отобразятся все активные задачи по данному проекту.

Представление-«Проекты».jpg

Карточка «Проект»

Права менеджеров и исполнителей проекта отличаются и регулируются отдельными контекстными ролями.

Карточка-«Проект».jpg

Представление «Задачи»

Представление содержит все активные задачи доступные пользователю.

 

Желтым подсвечиваются задачи срок исполнения которых сегодня, красным - срок исполнения которых просрочен.

Представление-«Задачи».jpg

Карточка «Задача»

Карточка-«Задача».jpg

Левое меню карточки «Задача»

В левом меню активной задачи доступны следующие функции: 
 

  • Создать подзадачу;

  • Поставить на контроль;

  • Запросить перенос срока

  • Отправить задачу на ознакомление.

Левое-меню-карточки-«Задача».jpg

Управление федеральным проектом

Специфический модуль, позволяющий регистрировать паспорта федерального, региональных и инвестиционных проектов, регистрировать их изменений и фиксировать связи между паспортами и их показателями

Управление-федеральным-проектом.png

Представление «Федеральный проект»

Представление трехуровневое и содержит связи между паспортом федерального проекта и паспортами региональных и инвестиционных проектов.

Представление-«Федеральный-проект».jp

Карточка «Паспорт федерального проекта»

Карточка-«Паспорт-федерального-проект

Вкладки карточки «Паспорт федерального проекта»

Вкладки-карточки-«Паспорт-федеральног

Отбор сделок (CRM)

В модуле реализованы карточки заявителей с точечным доступом к экземплярам

Карточки сделок с измененным web интерфейсом и своим процессом обработки

Отбор-сделок-(CRM).png

Представление «Заявители (контрагенты)»

Предоставление содержит все доступные пользователю карточки заявителей. 

 

При выборе одного из заявителей во второй части представления отобразятся все существующие сделки с данным заявителем.

Представление-«Заявители-(контрагенты

Карточка «Заявитель (контрагент)»

Карточка-«Заявитель-(контрагент)».jpg

Вклади карточки «Заявитель (контрагент)»

Вклади-карточки-«Заявитель-(контраген

Представление «Сделки»

Представление содержит все доступные карточки сделок пользователю.

Представление «Сделки».jpg

Карточка «Сделка»

Карточка-«Сделка».jpg

Вклади карточки «Сделка»

Вклади-карточки-«Сделка».jpg

Управление обращениями

Модуль позволяет регистрировать и обрабатывать обращения граждан, поступивших из разных источников
 

Для создание единой базы обращений была настроена интеграция с существующим сервисом обработки обращений - РОЭ Радаром
 

Обобщенно, модуль представляет из себя специализированный Service desk

Управление-обращениями.png

Представление «Обращение граждан»

В представлении содержатся все карточки обращений, созданные в системе.


В данное представление также попадают входящие документы с активным флагом «Обращение граждан‎».

Представление-«Обращение-граждан».jpg

Карточка обращения, созданная на основе данных, поступивших из системы РЭО радар. В карточку также загружаются файлы, приложенный пользователем.

Карточка-«Обращение-граждан».jpg

Статистика и отчеты

Модуль состоит из реализованных отчетов на основании данных, полученных из документов и заданий
 

Отчеты имеют одно, двух и трех уровневую структуру

Статистика-и-отчеты.png

Отчет «Статистика по исполнительской дисциплине»

Данный отчет служит для отображения статистики по просроченным заданиям по резолюции от генерального директора по входящему документу или поручению с разбивкой по главным исполнителям.

Отчет-«Статистика-по-исполнительской-

Отчет «Текущие задания» (1)

Данный отчет служит для отображения статистики по текущим заданиям в системе. Отчет имеет три связанных представления

Отчет-«Текущие-задания»-(1).jpg

Отчет «Текущие задания» (2)

Отчет-«Текущие-задания»-(2).jpg

Отчет «Завершенные задания» (1)

Данный отчет служит для отображения статистики по завершенным заданиям в системе. Отчет имеет три представления.

Отчет-«Завершенные-задания»-(1).jpg

Отчет «Завершенные задания» (2)

Отчет-«Завершенные-задания»-(2).jpg

Индивидуальный отчет по исполнительской дисциплине для главных ГИ (1)

Отчет формируется на каждого главного исполнителя индивидуально  с подробным указанием причин просрочек.

Индивидуальный-отчет-по-исполнительск

Индивидуальный отчет по исполнительской дисциплине для главных ГИ (2)

Индивидуальный-отчет-по-исполнительск

Комната отдыха

В рамках данного решения реализован универсальный процесс обмена сообщениями. Процесс может быть интегрирован в карточки любого типа документа 
 

Создан ежемесячный опросник по удовлетворенности пользователей системой 
 

А также карточки “Обсуждения” для проведения форумов между сотрудникам компании

Комната-отдыха.png

Представление «Обсуждения»

В представлении содержатся все карточки обсуждений, созданные в системе.


В поле «Участники‎» записываются все сотрудники, принимавшие участие в переписке по теме

Представление-«Обсуждения».jpg

Процесс отправки сообщения запускается по нажатию на иконку конверта в левой верхней части карточки.

Процесс-отправки-сообщения.jpg

Представление «Входящие»

Все сообщения, адресованные пользователю, поступают в папку «Входящие‎», расположенную в дереве представления рабочего места пользователя.

 

Новые сообщения выделяются жирным шрифтом.

Представление-«Входящие».jpg

Получение сообщения внутри карточки

Получение-сообщения-внутри-карточки.j

Отображение переписки в истории карточки

Отображение-переписки-в-истории-карто

Обмен опытом

Реализован удобный инструмент, позволяющий выделять необходимый текст в html и docx файлах и одновременно выставлять на нем якорь без использования html тегов 
 

Также реализованы карточки лучших практик и инструкций со встроенным процессом ознакомления

Обмен-опытом.png

Представление «База знаний»

Представление база знаний содержит в себе карточки двух типов: «Документ базы знаний‎» и «Лучшая практика‎».


Группировка настроена по значению из поля «‎Тип документа».

Представление-«База-знаний».jpg

Карточка «Документ базы знаний»

В поле «‎Текст для выделения» необходимо вставить участок текста для его выделения и установки на него якоря.

 

После сохранения в карточке появится виртуальный html файл с установленными на него тегами.

Карточка-«Документ-базы-знаний».jpg

Предпросмотр карточки «Документ базы знаний»

Пользователем без прав редактирование карточки доступен только предпросмотр на всю ширину карточки.

Предпросмотр-карточки-«Документ-базы-

Информирование

Модуль информирование реализован с целью создания единой точки входа для сотрудников в корпоративный мир компании
 

В рамках данного модуля реализован информационный портал включающий в себя разделы со всей необходимой сотрудникам информацией

Информирование.png

Главная страница вкладки «Портал»

Главная-страница-вкладки-«Портал».jpg

Представление «Корпоративные документы»

В представлении содержатся все карточки корпоративных документов, созданные в системе.

 

Группировка настроена по значению поля «‎Тип корпоративного документа»

Представление-«Корпоративные-документ

Представление «Телефонная книга»

Представление содержит данные из карточек сотрудников, загружаемых посредством интеграции с системой «1С:Зарплата и управление персоналом 8‎».

 

Также в представлении настроена иерархическая вложенность подразделений.

Представление-«Телефонная-книга».jpg

Карточка «Новости»

Публикация новости зависит от значения в поле «Опубликовать (дата публикации)‎». При отсутствии значения новость попадет в папку черновики и не будет опубликована.

Карточка-«Новости».jpg

Открытая новость с главной страницы

Новость на главной странице можно раскрыть двойным кликом по новости левой кнопкой мыши.

Открытая-новость-с-главной-страницы.j

Карточка «Обращение граждан»

Процесс отправки сообщения