Электронный документооборот банка.

В чем особенности?

В крупном банке с европейскими участием внедрена система электронного документооборота на платформе TESSA. Она пришла на смену морально устаревшей СЭД на базе Lotus Notes. Вот реалии банковской жизни:

  • большой поток обращений клиентов, гос. органов и организаций

  • жесткие регламенты обработки документов - при несоблюдении регламентов высокие штрафы

  • большое количество пользователей системы  - практически все сотрудники организации (более 10 000 человек)

  • широкая география: 7 часовых поясов

Для того, чтобы реализовать такой проект требуется, чтобы система могла надежно обрабатывать большое количество обращений, причем с минимальным количеством "кликов". Нужна супер быстрая, супер надежная и супер гибкая система. 

Функционал СЭД, реализованный на проекте

Управление внешней корреспонденцией

Реализован сервисный подход к обработке входящих писем. Система определяет специалиста для обработки письма на основании карт компетенций сотрудников, так называемых скиллов

В рамках одной компетенции или роли конвейерное взятие в работу задач из очереди входящих писем

Автоматическое формирование текста исходящих писем на основании шаблонов писем и шаблонов абзацев

Интеграция с кабинетом Почты России

Позволяет формировать пакеты на отправку бумажных исходящих писем в автоматическом режиме, а также можно отследить каждое отправленное письмо внутри карточки исходящего документа. Подробнее о решении можно посмотреть в нашей презентации.

Полностью электронный документооборот Банка с ФНС 

(интеграция с Контур.Экстерн)

Удалось создать асинхронный и практически мгновенный обмен письмами, полностью отказаться от ГНИВЦ при переписке с налоговой службой, что исключило риск неполучения срочных писем и не отправки срочных ответов.

​Взаимодействие с юридическим лицами (интеграция с Диадок)​

Данный функционал в принципе обычный для наших проектов: получение, приемка, подписание первичных документов. Приглашения к документообороту, отработка таких приглашений от контрагентов, а также отмена и запрос отмены документов.

Автоматизация архива бумажных документов

Функционал позволяет учитывать хранение бумажных документов во всех хранилищах во всех городах присутствия банка. Система позволяет формировать заявки на отправку, изъятие, перемещение и уничтожение документов в архиве. 

Автоматизация и учет внутренних перемещений бумажных документов.

Есть большое количество документов, которые существуют на бумаге и учет перемещения оригиналов и НЗК между филиалами важен для банка. Для реализации этого создали

  • учетные карточки внутренней переписки,

  • "сумки" для учета группового перемещения оригиналов, а также групповой приемки документов в подразделении​

Итоги проекта

Внедренная система объединила различные источники документов в один поток, унифицировала и автоматизировала реакцию Банка на входящие сообщения, позволив единому центру обслуживания сообщений эффективно распределить этот поток и загрузить корссфункциональных специалистов