Может ли система электронного документооборота стать корпоративным порталом?

Компания Таргет создала и внедрила интегрированное решение для автоматизации деятельности ППК РЭО. 

Российский Экологический Оператор - ППК РЭО - это государственная компания реализующая государственную программу по обращению с твердыми бытовыми отходами

Структура системы

Информационную систему обеспечения внутренней деятельности Публично-правовой компании «Российский экологический оператор» (ИС ОВД) можно условно разделить на:

  1. Классический документооборот (СЭД); 

  2. Портальное решение, автоматизирующее бизнес-процессы компании.

Всего в системе насчитывается одиннадцать самостоятельных модулей.

Структура СЭД и корпоративного портала

Документооборот

Модуль представляет из себя классический документооборот с кастомизированным WEB-интерфейсом под нужды заказчика

Электронный документооборот

Представление «Входящие»

В представлении отображаются все входящие документы доступные пользователю. 

 

При выборе определенного входящего во второй части представления отображаются связанные с ним исходящие документы.

Входящие документы в СЭД

Карточка входящего документа

Карточка входящего документа в СЭД

Карточка исходящего документа

Карточка исходящего документа в СЭД

Представление «На резолюцию»

Предоставление на резолюцию содержится на рабочем месте генерального директора.

 

В представление попадают входящие документы и поручения с соответствующим состоянием.

Представление-«На-резолюцию».jpg

Наложение резолюции ГД во входящем документе

При отправке документа на исполнение, для генерального директора доступно окно наложения резолюции с соответствующим набором параметров для этого действия.

Наложение резолюции во входящем документе СЭД

Корпоративные сервисы

Модуль нацелен на оптимизацию подачи заявок для нужд сотрудников во внутренние службы компании.
 

Каждая из заявок имеет собственный процесс обработки.
 

Заявка на бронирование имеет специально разработанный календарь и интеграцию с MS Outlook.
 

Для заявки на обеспечение разработан обработчик файла выгрузки из системы 1С:Управление холдингом.

Корпоративные сервисы портала

Календарь переговорных

Календарь разбит по рабочим неделям. Отражает все созданные заявки на бронирование переговорных независимо от их текущего статуса.

Представление-«Календарь-переговорных»

Заявка в отдел кадров

В зависимости от выбора типа заявки пользователю необходимо заполнить определенный набор полей. 

 

После сохранения карточки автоматически заполняется шаблон заявления и запускается процесс согласования соответствующий конкретной заявке.

Карточка-«Заявка-в-отдел-кадров».jpg

Загрузка данных, выгруженных из 1С:Управление холдингом 8

В левом меню системы для справочника настроена кнопка загрузки данных. При нажатии на кнопку открывается проводник с возможностью выбора актуального файла выгрузки. 

 

При загрузке данных в справочник с существующими значениями, объекты справочника автоматически актуализируются.

Загрузка-данных,-выгруженных-из-1С-Уп

Загруженный данные в справочник «Товарно-материальные ценности»

Так выглядят загруженные объекты из выгрузки системы «1С:Управление холдингом 8‎» в справочник «Товарно-материальные ценности»

Загруженный-данные-в-справочник-«Това

Организация совещаний

Реализована возможность создавать совещаний с заранее определенной повесткой и списком участников
 

Реализована интеграций с MS Outlook
 

По завершению совещаний запускается процесс обработки его протокола с возможность распределения задач по участникам в его рамках

Организация-совещаний.png

Представление «Совещания»

Представление «Совещания» находится в дереве представления вкладки «‎Портал» и содержит карточки совещаний доступные пользователю для просмотра.

Представление-«Совещания».jpg

Карточка «Совещание»

После сохранения карточки совещания, в ней автоматически формируются шаблоны необходимых документов, в том числе и шаблон протокола совещания.

Карточка-«Совещание».jpg

Проекты и задачи

Модуль разрабатывался для оптимизации и прозрачности процессов управления внутренними проектами
 

Реализованы раздельные доступы к видимости и редактированию данных проектов
 

Для задач и подзадач реализован процесс исполнения с контролем

Проекты-и-задачи.png

Представление «Проекты»

Предоставление содержит все доступные пользователю карточки проектов. 

 

При выборе одного из проектов во второй части представления отобразятся все активные задачи по данному проекту.

Проекты и задачи

Карточка «Проект»

Права менеджеров и исполнителей проекта отличаются и регулируются отдельными контекстными ролями.

Работа с проектом

Представление «Задачи»

Представление содержит все активные задачи доступные пользователю.

 

Желтым подсвечиваются задачи срок исполнения которых сегодня, красным - срок исполнения которых просрочен.

Представление-«Задачи».jpg

Карточка «Задача»

Карточка-«Задача».jpg

Левое меню карточки «Задача»

В левом меню активной задачи доступны следующие функции: 
 

  • Создать подзадачу;

  • Поставить на контроль;

  • Запросить перенос срока

  • Отправить задачу на ознакомление.

Левое-меню-карточки-«Задача».jpg

Управление федеральным проектом

Специфический модуль, позволяющий регистрировать паспорта федерального, региональных и инвестиционных проектов, регистрировать их изменений и фиксировать связи между паспортами и их показателями

Управление-федеральным-проектом.png

Представление «Федеральный проект»

Представление трехуровневое и содержит связи между паспортом федерального проекта и паспортами региональных и инвестиционных проектов.

Федеральный проект

Карточка «Паспорт федерального проекта»

Паспорт федерального проект

Вкладки карточки «Паспорт федерального проекта»

Вкладки-карточки-«Паспорт-федеральног

Отбор сделок (CRM)

В модуле реализованы карточки заявителей с точечным доступом к экземплярам

Карточки сделок с измененным web интерфейсом и своим процессом обработки

Отбор-сделок-(CRM).png

Представление «Заявители (контрагенты)»

Предоставление содержит все доступные пользователю карточки заявителей. 

 

При выборе одного из заявителей во второй части представления отобразятся все существующие сделки с данным заявителем.

Представление-«Заявители-(контрагенты

Карточка «Заявитель (контрагент)»

Вклади-карточки-«Заявитель-(контраген

Сделки

Представление содержит все доступные карточки сделок пользователю.

Представление «Сделки».jpg

Сделка

Вклади-карточки-«Сделка».jpg

Управление обращениями

Модуль позволяет регистрировать и обрабатывать обращения граждан, поступивших из разных источников.
 

Для создание единой базы обращений была настроена интеграция с существующим сервисом обработки обращений - РОЭ Радаром.
 

Обобщенно, модуль представляет из себя специализированный Service desk.

Управление-обращениями.png

Представление «Обращение граждан»

В представлении содержатся все карточки обращений, созданные в системе.


В данное представление также попадают входящие документы с активным флагом «Обращение граждан‎».

Представление-«Обращение-граждан».jpg

Карточка обращения, созданная на основе данных, поступивших из системы РЭО радар. В карточку также загружаются файлы, приложенный пользователем.

Карточка-«Обращение-граждан».jpg

Статистика и отчеты

Модуль состоит из реализованных отчетов на основании данных, полученных из документов и заданий
 

Отчеты имеют одно, двух и трех уровневую структуру

Статистика-и-отчеты.png

Отчет «Статистика по исполнительской дисциплине»

Данный отчет служит для отображения статистики по просроченным заданиям по резолюции от генерального директора по входящему документу или поручению с разбивкой по главным исполнителям.

Отчет-«Статистика-по-исполнительской-

Отчет «Текущие задания» (1)

Данный отчет служит для отображения статистики по текущим заданиям в системе. Отчет имеет три связанных представления

Отчет-«Текущие-задания»-(1).jpg

Отчет «Текущие задания» (2)

Отчет-«Текущие-задания»-(2).jpg

Отчет «Завершенные задания» (1)

Данный отчет служит для отображения статистики по завершенным заданиям в системе. Отчет имеет три представления.

Отчет-«Завершенные-задания»-(1).jpg

Отчет «Завершенные задания» (2)

Отчет-«Завершенные-задания»-(2).jpg

Индивидуальный отчет по исполнительской дисциплине для главных ГИ (1)

Отчет формируется на каждого главного исполнителя индивидуально  с подробным указанием причин просрочек.

Индивидуальный-отчет-по-исполнительск

Индивидуальный отчет по исполнительской дисциплине для главных ГИ (2)

Индивидуальный-отчет-по-исполнительск

Комната отдыха

В рамках данного решения реализован универсальный процесс обмена сообщениями. Процесс может быть интегрирован в карточки любого типа документа 
 

Создан ежемесячный опросник по удовлетворенности пользователей системой 
 

А также карточки “Обсуждения” для проведения форумов между сотрудникам компании

Комната-отдыха.png

Представление «Обсуждения»

В представлении содержатся все карточки обсуждений, созданные в системе.


В поле «Участники‎» записываются все сотрудники, принимавшие участие в переписке по теме

Представление-«Обсуждения».jpg

Процесс отправки сообщения запускается по нажатию на иконку конверта в левой верхней части карточки.

Процесс-отправки-сообщения.jpg

Представление «Входящие»

Все сообщения, адресованные пользователю, поступают в папку «Входящие‎», расположенную в дереве представления рабочего места пользователя.

 

Новые сообщения выделяются жирным шрифтом.

Представление-«Входящие».jpg

Получение сообщения внутри карточки

Получение-сообщения-внутри-карточки.j

Отображение переписки в истории карточки

Отображение-переписки-в-истории-карто

Обмен опытом

Реализован удобный инструмент, позволяющий выделять необходимый текст в html и docx файлах и одновременно выставлять на нем якорь без использования html тегов 
 

Также реализованы карточки лучших практик и инструкций со встроенным процессом ознакомления

Обмен-опытом.png

Представление «База знаний»

Представление база знаний содержит в себе карточки двух типов: «Документ базы знаний‎» и «Лучшая практика‎».


Группировка настроена по значению из поля «‎Тип документа».

Представление-«База-знаний».jpg

Карточка «Документ базы знаний»

В поле «‎Текст для выделения» необходимо вставить участок текста для его выделения и установки на него якоря.

 

После сохранения в карточке появится виртуальный html файл с установленными на него тегами.

Карточка-«Документ-базы-знаний».jpg

Предпросмотр карточки «Документ базы знаний»

Пользователем без прав редактирование карточки доступен только предпросмотр на всю ширину карточки.

Предпросмотр-карточки-«Документ-базы-

Информирование

Модуль информирование реализован с целью создания единой точки входа для сотрудников в корпоративный мир компании
 

В рамках данного модуля реализован информационный портал включающий в себя разделы со всей необходимой сотрудникам информацией

Информирование.png

Главная страница вкладки «Портал»

Главная-страница-вкладки-«Портал».jpg

Корпоративные документы

В представлении содержатся все карточки корпоративных документов, созданные в системе.

 

Группировка настроена по значению поля «‎Тип корпоративного документа»

Представление-«Корпоративные-документ

Телефонная книга

Представление содержит данные из карточек сотрудников, загружаемых посредством интеграции с системой «1С:Зарплата и управление персоналом 8‎».

 

Также в представлении настроена иерархическая вложенность подразделений.

Представление-«Телефонная-книга».jpg

Новости

Публикация новости зависит от значения в поле «Опубликовать (дата публикации)‎». При отсутствии значения новость попадет в папку черновики и не будет опубликована.

Карточка-«Новости».jpg

Открытая новость с главной страницы

Новость на главной странице можно раскрыть двойным кликом по новости левой кнопкой мыши.

Открытая-новость-с-главной-страницы.j

Карточка «Обращение граждан»

Процесс отправки сообщения