Предыстория проекта

Деятельность строительного генподрядчика сопровождается большим количеством документации. Необходимость структурировать поток документов, который ежедневно обрабатывает компания, была обусловлена рядом проблем, возникающих в процессе работы:

  • «Потеря» документов при согласовании;

  • Поиски «ответственных» в случае возникновения спорных ситуация;

  • Трудоемкий процесс поиска архивных документов;

  • Сложности в определении очередности рассмотрения документов при согласовании.

Учитывая все эти моменты, руководство компании Элером приняло решение, выполнить комплексную автоматизация документооборота: деловой переписки, исполнения документов, организации совещаний, согласования внутренних документов, договоров, дополнительных соглашений и прочих документов.

Выбор системы

При выборе системы электронного документооборота, компанией Элером рассматривались несколько наиболее популярных решений, по каждому из которых, изучались возможности продукта, их гибкость в подстройке под конкретные, специфические нужды и бизнес процессы, проводились демонстрации систем. Среди основных рассматриваемых систем был:

Docvision, Дело, 1C: Документооборот, Tessa

В ходе выбора, определилось, что Tessa является единственной платформой, которая в типовой конфигурации позволяет решить все выставленные задачи, а также имеется возможность модифицировать и развивать типовое решение, что потребовалось практически сразу же.

Принципиального вопроса по бюджету проекта не стоял. Вопрос стоял в оценке реальных возможностей ПО и его оценочной стоимости, на первом месте был функционал а стоимость проекта озвученная для внедрения совпала с ожиданиями представителей компании.

Ход проекта

Перед внедряемой системой ставились цели по: - Обеспечению прозрачности документопотока и всех бизнес-процессов компании — все действия и перемещения бумаг должны били отслеживаться и контролироваться. Сокращение временных затраты на рутинные действия по поиску и согласованию бумаг, оборот должен был существенно ускориться. Система должна была обеспечить защиту информации от утечки, обеспечивая безопасность данных и строгое разграничение прав доступа. В целом, система должна была повысить дисциплину труда и исполнения задач, должна была быть прозрачной и удобной для фиксации результатов и факта отклика на требования;

В ходе анализа удалось глубоко погрузиться в процессы заказчика. Стало понятно, что стандартный функционал входящих-исходящих требует переработки и вообще иной реализации. Этот блок связан со спецификой генподряда. Было принято решение относить любую документацию к проекту компании, а также создать дополнительный вид документа «Объем выполненных работ», что по сути является актом КС-2.

Были реализованы процессы согласования документов, приемки работ. Специалисты на объектах имеют доступ в систему электронного документооборота для формирования карточек объема выполненных работ. Все работы можно связать как с подрядными договорами, так и с договором генподряда. Среди интересных особенностей системы – реализована переписка в виде форума в карточках документов.

Трудности в ходе внедрения

Решение потребовало ряда доработок под потребности заказчика и его специфику, во многих вопросах решение достигло почти 100% результата, с другой стороны версия СЭД стала существенно отличаться от типовой конфигурации, что накладывает определенные ограничения на использование базовых решений, в т.ч. инструктажа сотрудников с помощью базовых инструкций, прилагаемых к типовой конфигурации. Присутствовал человеческий фактор -  отсутствие у пользователей желания изучать документацию, даже по типовой конфигурации.

Результаты

В системе был реализован важный для компании функционал, который позволяет в оперативном режиме понимать состояние строительного проекта. Сотрудники заказчика научились самостоятельно настраивать бизнес-процессы в системе.

Сегодня Tessa обеспечивается работу около 130 пользователей в компании Элером и выполняет:

  • 100% контроль прохождения документации на всех этапах согласования

  • Повышение культуры делового взаимодействия между отделами

  • Учет загруженности отделов

  • Эффективность работы отделов на различных этапах выполнения работ

  • Отсутствие «Потери» документов в процессе документооборота

  • Архив документации компании

Пока система не интегрирована с другими решениями компании, данный продукт локализован и имеет свои четкие задачи, с которыми справляется.

Планы по развитию

Проект развивается даже постоянно, возникают новые потребности как со стороны сотрудников, так и со стороны руководства, поэтому процесс развития будет активным и в будущем.