От бумажных комплектов к совместной работе в общем цифровом контуре с подрядчиками
Карточка проекта · 2024—2026
Справка
по проекту
Краткая техническая сводка о внедрении системы строительного документооборота на платформе TESSA — состав участников, сроки и параметры решения.
01 / Заказчик
Компания
ООО «Холдинг «Строительный Альянс»
02 / Отрасль
Сфера деятельности
Строительство, девелопмент
03 / Платформа
Технологическая база
TESSA
04 / Решение
Конфигурация
Строительный документооборот
05 / Процессы
Основные процессы
Рабочая документация
Исполнительная документация
06 / Участники
Состав участников
Сотрудники заказчика, подрядчики
07 / Масштаб
Количество участников
~130 человек
08 / Срок
Завершение проекта
Июнь 2026 года
Исходная ситуация
Рабочая документация распечатывалась для подписания вручную и пересылки между участниками проекта. Такой порядок увеличивал продолжительность согласования и передачи документов подрядчикам. От движения бумажных комплектов зависели и последующие этапы, включая выпуск документации в производство работ.
Аналогичным образом обрабатывалась и исполнительная документация. Подрядчики и сотрудники формировали комплекты, передавали их на проверку и согласование, после чего документы подписывались и направлялись следующим участникам процесса.
У заказчика не было единой системы электронного хранения строительной документации. Отсутствовали централизованный контроль версий, автоматические уведомления об изменениях и возможность подписывать документы усиленной квалифицированной электронной подписью.
Задачи проекта
- перевести работу с РД и ИД из бумажного формата в электронный;
- автоматизировать загрузку, согласование и подписание документов;
- организовать совместную работу сотрудников заказчика и внешних организаций;
- обеспечить контроль версий рабочей документации;
- уведомлять участников при изменении версии документа;
- автоматизировать выпуск РД в производство работ с проставлением штампа;
- настроить маршруты согласования для разных видов исполнительной документации;
- обеспечить архивное хранение ИД;
- реализовать подписание документов усиленной квалифицированной электронной подписью;
- разграничить доступ к документам по строительным объектам;
- учитывать индивидуальный состав согласующих и подписантов для разных объектов и проектов.
Выбор решения
Заказчику было важно организовать работу не только внутри компании, но и за её пределами — предоставить доступ подрядчикам, проектировщикам, специалистам строительного контроля и другим участникам проектов.
Платформа TESSA позволяет выстраивать процессы с участием внутренних и внешних пользователей, разграничивать права доступа, работать с версиями файлов и настраивать маршруты обработки документов в зависимости от их вида и параметров.
Типовое решение "Строительный документооборот"
- проектная документация - хранение
- рабочая документация - согласование, подписание
- исполнительная документация - согласование, подписание,
Для структурирования данных используются справочники объектов и проектов.
Для каждого объекта можно определить состав согласующих и подписантов. Благодаря этому маршрут формируется с учётом конкретного строительного объекта, а не только вида документа.
Справочники объектов также используются для разграничения видимости: пользователи получают доступ к документации тех объектов, в работе над которыми участвуют.
Контроль сроков и уведомления
Документы, требующие внимания, отдельно подсвечиваются в пользовательских представлениях. Это помогает участникам видеть просроченные или приближающиеся к сроку задания без последовательной проверки всех карточек.
Система уведомляет пользователей:
- об изменении версии рабочей документации;
- о поступлении документа на согласование;
- об отказе в согласовании исполнительной документации;
- о необходимости выполнить задание.
Подписание документов
В результате этап, который ранее требовал ручного подписания и физической передачи документа, был перенесён в TESSA.
План перехода на СЭД TESSA:
Пилот позволил проверить маршруты согласования, состав участников, правила доступа и порядок работы с версиями. После отработки процесса контур был расширен: к работе с РД подключили подрядчиков и другие внешние организации.
Следующим этапом стала автоматизация исполнительной документации. Загружать ИД в систему могут как подрядчики, так и штатные сотрудники заказчика.
Рабочая документация
В TESSA автоматизирован полный цикл работы с рабочей
документацией:
- загрузка;
- согласование;
- подписание усиленной квалифицированной электронной подписью;
- выпуск в производство работ с проставлением штампа;
- передача подрядчику;
После прохождения согласования и подписания документ
выпускается в производство работ. На него проставляется соответствующий штамп,
после чего документация передаётся подрядчику через систему.
Одной из ключевых задач был контроль актуальности РД.
Система хранит версии документации и позволяет отслеживать их изменения. При
выпуске новой версии участники процесса получают уведомление. Такой механизм
формирует управляемый процесс: участники работают с документацией в TESSA, а информация о новой версии не зависит от ручной рассылки писем или передачи
бумажного комплекта.
Исполнительная документация
Процесс работы с исполнительной документацией также был
перенесён в TESSA.
Документы может загружать подрядчик или штатный сотрудник. Исполнительная документация после загрузки проходит согласование и подписание, а завершённые документы передаются на архивное хранение.
Если документ не прошёл согласование, система уведомляет об этом подрядчика. Результат рассмотрения сохраняется в карточке, а комплект может быть возвращён на корректировку.
Маршрут обработки зависит от вида исполнительной документации. На момент внедрения в системе использовались следующие виды:
- предписание;
- комплект исполнительной документации;
- отказ;
- документы КС.
Комплект ИД представляет собой пакет закрывающих и сопроводительных документов, необходимых для сдачи работ. В него могут входить акты, сертификаты и другие материалы, предусмотренные видом работ или требованиями проекта.
Для каждого вида ИД настраивается собственный маршрут, состав участников и регламентный срок обработки.
В системе предусмотрена возможность связать карточки строительной документации (ИД и РД) с договором, который также регистрируется в системе.
Участники процессов
- главный инженер проекта;
- помощник руководителя проекта;
- руководитель по строительству;
- специалист сметного отдела;
- инженер производственно-технического отдела;
- строительный контроль;
- архивариус;
- бухгалтер;
- юрист;
Права пользователей определяются их ролью, организацией и участием в конкретном строительном объекте.
Итоги
Итоги
После завершения проекта:
- рабочая и исполнительная документация обрабатывается в едином электронном контуре;
- внутренние сотрудники и внешние организации работают в общей системе;
- рабочая документация проходит электронное согласование, подписание и выпуск в производство работ;
- система контролирует версии РД;
- участники получают уведомления о выпуске новых версий;
- документы подписываются усиленной квалифицированной электронной подписью;
- подрядчики получают уведомления при отказе в согласовании;
- права доступа, маршруты обработки и подписанты определяются с учётом вида документа и конкретного объекта;
- сроки обработки документации контролируются через задания, отчеты и пользовательские представления.
