Предыстория проекта

Заказчик долгое время эксплуатировал систему электронного документооборота на платформе Docsvision версии 4. За длительный срок эксплуатации был накоплен значительный объем административных документов и документов в инженерном архиве. В системе работало более 120 пользователей. Система не устраивала по ряду параметров, но основное – это низкая производительность интерфейса и системы в целом. Также важным моментом было то, что Docsvision 4.5 уже давно снята с поддержки вендором.

Ход проекта

Цель внедрения TESSA – ускорить СЭД при сохранении ее функциональности, а также внедрение современной платформы для возможности дальнейшего долгосрочного развития функционала документооборота. Согласование договор, актов, исходящих писем, исполнение входящих документов – это далеко не полный перечень функций реализованной системы. Также была произведена интеграция TESSA с системой открытых данных DADATA и кадровой системой на платформе 1С. Были загружены исторические данные из предыдущей системы. На данный момент в СЭД постоянно работает порядка 150 пользователей.

Бизнес-процессы, реализованные в ходе проекта, сложны тем, что расчет сроков исполнения заданий в бизнес-процессе зависит от большого количества факторов: роли участника, итерации согласования или цикла исполнения. Не говоря уже о том, что маршрут согласования может зависеть от комбинации вида документа и суммы. Сложность была именно в анализе и учете всех условий, но в принципе не является проблемой для мощного движка бизнес-процессов TESSA ROBOT.

В принципе, в ходе проекта не возникало каких-то особых сложностей т.к. заказчик уже имел опыт использований СЭД, и пользователи были готовы к проекту.

Результаты

Сократилось время на согласование документов. Увеличилась удовлетворенность пользователей от системы т.к. уменьшилось до нуля количество раздражающих факторов (скорость открытия системы, скорость отображения представлений, скорость открытия карточек). Для примера открытие карточки занимало от 5 до 10 сек, а сейчас эта операция занимает менее 1 секунды.

В перспективе развития системы: новые виды документов, интеграция с операторами ЭДО.